دوره یک جلسه‌ای آیین نگارش و مکاتبات اداری ۱۴ مرداد – ساعت ۱۵ الی ۱۹
مرکز آموزش اتاق بازرگانی تهران با همکاری مؤسسه پویشگران عرصه سوم دوره آیین نگارش و مکاتبات اداری را برگزار کرد.
در ادامه خلاصه‌ای از آنچه در این جلسه مطرح گردید، ارائه شده است:
سرفصل‌های این جلسه:
۱- آشنایی با کلیات و اصول نامه نگاری اداری
۲- آشنایی با انواع نثر و تفاوت آن‌ها
۳- شناخت غلط‌های مشهور و رایج در نگارش بر اساس کتاب «فرهنگ درست نویسی سخن» و کتاب «غلط ننویسیم»
زهیر توکلی تسهیلگر پویشگران جلسه را با توضیح ارتباط و دسته‌بندی آن شروع کرد.
ارتباط اداری به دو دسته عمودی و افقی تقسیم می‌شود که عمودی ارتباط بین مافوق به زیر دست و یا برعکس تقسیم می‌شود و به ارتباط افقی ارتباط هم عرض گفته می‌شود.
در ادامه زهیر توکلی سه علت رعایت نشدن آیین نگارش را به صورت زیر گفت:
- عدم آموزش مناسب در دوران تحصیل
- عدم پرداختن به نوشتن در دوره‌های توجیهیِ بد و استخدام
- ترس از عواقب مستندسازیِ گفتار
اهمیت مکاتبات اداری:
- نخست اینکه نوشتار آسان‌ترین، کم هزینه‌ترین، مطمئن‌ترین، محترم‌ترین و بادوا‌م‌ترین وسیله‌ی ارتباط بوده و هست.
- دوم اینکه نوشته در ارکان اداریِ ایران، جنبه‌ی سند داشته و برای استناد و استفاده‌های بعدی نگهداری می‌شود. البتّه در این بخش نیز استناد به نوشتار، اهمّیّت بیشتری نسبت به دلیل اوّل، اهمّیّت اسناد دارد. اگرچه نوشتار نیز دارای آداب و قوانینی است که اگر رعایت نگردند، کارآییِ نوشتار از دست خواهد رفت.
۵ عنصر ارتباطی: ۱- پیام دهنده ۲- گیرنده پیام ۳- اصل پیام ۴- وسیله‌ی ارتباط ۵- اثر پیام
دکتر توکلی به این نکته اشاره کرد که نامه‌ی اداری باید بازخورد داشته باشد اگر بازخورد نداشته باشد یعنی نامه سازمانی است.
تسهیلگر پویشگران ویرایش نامه و شکل نامه را تشریح کرد و به اصل ۱- اختصار ۲- شفافیت ۳- ساده نویسی در نامه نویسی اشاره کرد و بعد از آن اندازه نامه‌ها را گفت و اینکه هر اندازه در کجا باید استفاده شود .
توکلی تاکید داشت که موضوع نامه اداری باید چکیده محتوای آن باشد.
او اضافه کرد که برای نوشتن مستندات حتما باید خود مستند در دسترس باشد و حتما بازدید شود و در ادامه افزود در نامه فونت بزرگ توهین آمیز است.
در ادامه کلاس به انواع ویرایش فنی ، زبانی و تخصصی نگاهی شد و کاربرد علائم نگارشی مثل نقطه ، نقطه ویرگول، سه نقطه ، گیومه ، قلاب و ... شرح داده شد.
ساختار یک نامه اداری گفته شد که اجزای آن از: سرلوحه (که به غلط سربرگ به آن گفته می‌شود) ، عناوین (گیرنده، فرستنده و موضوع) نامه، متن نامه، امضاء نامه، گیرندگان رو نوشت تشکیل شده است.
در ادامه به مراحل تهیه و تنظیم نامه پرداخته شد که به مقدمه و متن نامه و اختتامیه و نتیجه گیری ختم شد.
اصطلاحاتی که در نامه اداری به کار میرود در نامه به مافوق، زریدست و هم ردیف گفته شد و انواع مکاتبات اداری مثل بخش نامه، گزارش، صورت جلسه، احکام، فرم‌ها و... مطرح گردید و تاکید شد که صورت جلسه مهم‌ترین نوع مکاتبات است.
زمان، مکان، شماره جلسه، دستور جلسه، رییس اعضای جلسه، دبیر جلسه، مطالب طرح شده، تصمیمات، امضا، تعیین تاریخ جلسه بعد در صورت لزوم تشکیل از بخش‌هایی است که باید در صورت جلسه نویسی رعایت شود.
همچنین در مورد کلماتی که از زبان‌های دیگر وارد زبان ما شده‌اند و کلاماتی که به اشتباه به کار می‌روند و کلمات شبیه به هم و ضرورت آگاهی از آنان جهت پرهیز از اشتباهات رایج در نامه‌های اداری طرح بحث شد.
در پایان توکلی چند نمونه نامه‌های مختلف را با مشارکت شرکت کنندگان ویرایش کرد و مبحث نامه و مکاتبات اداری به پایان رسید.
اسامی شرکت کنندگان: سحر دانشی- محمدرضا عسگری- علیرضا مملکیان- سید محمد حسین اخوت- بهنام قلی پور- ایمان رضایی- الهام مرادی- ستاره اقبال- سمانه اقبال- سمانه کریمی- محبوبه کریمیان- مهلا نظافت دوست- سکینه داوطلب میکال- سیما ایجی- نسترن جاوید- مونا حمیدی فرد- آناهیتا رحیمی- ولی الله شهاب- صنم احمدی- آرزو سعادتی- نیما میر عابدین- شهره نادعلی- مریم جوادی- سمیه خدایی- سپیده قلی زاده- پیام بحری- ندا جلینی- حمید میرزایی- سید علیرضا منصوری- سید امیر رضا منصوری- الهام امینی- معصومه حسنی خوبان- آذین آتش پرور- فاطمه خدایی- مهدیه سادات فاطمی- راضیه لنگری- محدثه کرد بچه- مریم فرنیا- نیکتا تن ساز- مرضیه خلیل زاده- خدایار عینی- فروغ کیهانی- سمانه عابدی- صفر رحیمیان- معصومه اسماعیلی
برای دیدن تصاویر بر روی اینجا کلیک کنید
