دومین جلسه «مدیریت زمان» در اتاق بازرگانی تهران 1398/03/27
جلسه دوم مدیریت زمان 27 خرداد – ساعت 15 الی 19
در این جلسه دکتر وطن پرست سایر راهبردهای مدیریت زمان را توضیح داده و در ادامه مدل تحلیل فعالیت ها و اقدامات را ارائه کردند:
سومین راهبرد، ابزارهاي مدیریت زمان را استفاده کنید : چه عواملی می توانند موجب تسریع کارهای ما شوند؟ یکی از مهم‌ترین عواملی که می به ما کمک کند تا در زمان کم‌تری به اهدافمان برسیم، انتخاب ابزار و روش مناسب برای رسیدن به آن هدف است. برای مثال اگر هدف ما کسب نمره 6 در آزمون آیلتس است روش مناسب برای این کار می تواند شرکت در کلاس، استفاده از آزمون های آزمایشی و خریدن منابع مناسب باشد اینکه کدام یک از این روش‌ها برای رسیدن به هدف ما مناسب است بستگی به ارزیابی ما از خودمان دارد در اینجاست که ارزیابی رفتار، انرژی بسیار اهمیت پیدا می‌کند. ویژگی ابزار مناسب برای مدیریت زمان این است که با ویژگی‌های شخصیتی ما هماهنگ باشد برای مثال: استفاده آسان، در دسترس بودن، عکس العمل سریع و غیره می تواند از جمله این ویژگی‌ها باشد.
چهارمین راهبرد، برنامه‌اي متناسب با وضعیت شخصی خود طراحی کنید :در بازه‌های مختلف زمان برای رسیدن به اهدافمان از دو اهرم فشار استفاده می‌کنیم برای مثال برای داشتن بدنی سالم، ورزش می‌کنیم اما برخی کارها ما را برای انجام آن هدف آماده می‌سازد برای مثال ثبت نام در یک کلاس ورزشی، صبح زود از خواب برخواستن این فعالیت‌ها از جنس اعمال فشار به طور غیرمستقیم است که ما را برای تغییر آماده می‌کند. بخش عمده ی فعالیت‌های مربوط به مدیریت زمان از جنس فعالیت‌های گروه دوم هستند که ما را برای تغییر در سبک زندگی و ایجاد یک نظم ذهنی و فیزیکی آماده می‌سازند.
سه شاخص مهم برای ارزیابی سطح انرژی در طول شبانه روز عبارتند از :
1. بررسی وضعیت خلقی که در یک طیف از خلق بالا تا خلق پایین قرار دارد. خلق بالا یعنی تمایل به برقراری ارتباط با دیگران، داشتن احساس شادابی و آمادگی ذهنی وبدنی است. در طرف دیگر این طیف داشتن خلق پایین است، در این وضعیت تمایل به برقراری ارتباط با دیگران وجود ندارد و میزان تعامل با همکاران بسیار پایین است، داشتن احساس غم و خشم و درنهایت در واکنش به هر رویداد کوچکی برانگیخته شدن است.
- وضعیت بدنی: بررسی وضعیت خواب، غذا، میزان هوشیاری و غیره
- آمادگی ذهنی برای انجام کارها از آسان تا سخت
پنجمین راهبرد، منظم باشید: در محل کار و محل زندگی خود تا حد امکان نظم برقرار کنید.
مکاتبات غیرضروی، گزارش های بدون کاربرد را از محل کار خود حذف کنید از ایجاد انباشت اطلاعات و کاغذها جلوگیری کنید.
ششمین راهبرد، تفویض کنید/ کمک بگیرید : از دیگران کمک بگیری و با تفویض اختیار کنید. در برخی از امور می‌توانید از دیگران کمک بگیری تا در انجام کارهای کوچک اما وقت‌گیر تسریع ایجاد نمایید. در برخی از نقش‌ها و یا مسئولیت ها تفویض اختیار کنید و مسئولیت و وظیفه انجام آن کارها را به افراد خبره تر در سازمان و یا زندگی شخصیتان بسپارید.
هفتمین راهبرد، اخلال گران را مدیریت کنید: اخلال گران زمان خود را شناسایی کنید و آن ها را مدیریت کنید. بزرگترین عامل اخلال در زندگی روزمره کنونی استفاده از تلفن‌های همراه بدون اعمال مدیریت بر آن است و عامل دوم جلسه‌های ناگهانی و غیرضروری در محل کار است.
راهبرد هشت و نه، پشت گوش نیندازید و در چند کارگی غرق نشوید: انباشت فعالیت‌ها و اقدامات در برنامه روزانه همچون انباشت اهداف می‌تواند تنش میان انجام کارها را بالا برده از پویایی ما بکاهد.
آخرین راهبرد این است که مراقب سلامت خود باشید.
برنامه ریزی مبتنی بر موارد زیر باید باشد:
- ارزیابی وضعیت کنونی استفاده از زمان
- تعیین الویت‌ها
- تعیین وضعیت روزانه انرژی و آمادگی
- انتخاب و استفاده از ابزارها
- تهیه فهرست‌های اقدام
- شناسایی و کنترل اخلال‌گران
- ارزیابی
مدل تحلیل فعالیت‌ها در واقع انجام کارها باید براساس دو بردار فوری ومهم تقسیم بندی گردد و در نهایت 1. کارهای مهم و فوری
- کارهای فوری اما غیرمهم 3. کارهای مهم اما غیر فوری و 4 کارهایی که نه مهم اند و نه فوری انجام گیرد.
برای دیدن تصاویر بر روی اینجا کلیک کنید
اسامی شرکت کنندگان: ایرج افشار احمدی- اسفندیار مالی- ابوالفضل محمد ولی‌پور- محمد باروتی- آرمین صدیق بهزادی- زهرا شمس- کیوان جودی- امین حاجی نجف- آیه محلاتی- آتوسا شکری- عبدالنبی مکابر- علیرضا شاکری- مسعود صیرفی- کامران کریمی- حمید شنی- حامد احمد- وحیده خلیلی- سمانه کریمی- وحید قلی زاده- زهرا کنعانی- خدایار عینی- معین قهرمانی نژاد- نارنین امینی- رقیه مروی- مریم دامغانی- رویا کرمعلی- پونه رشدی نیا- ساناز پرگر- هدا فیض مهدوی- نارنین گرجی یزدی- احسان عینی
