جلسه دوم دوره مدیریت برگزاری نمایشگاه و همایش 10 تیر – ساعت 15 الی 19
جلسه مدیریت برگزاری همایش در مرکز آموزش اتاق بازرگانی تهران و با همکاری مؤسسه پویشگران عرصه سوم برگزار گردید. در این جلسه مهندس سپهر برزی‌مهر تسهیلگر موسسه پویشگران عرصه سوم به طور کلی سر فصل‌های زیر را شرح داد:
- اهمیت حضور یا برگزاری همایش برای تشکل‌ها
- آسیب‌شناسی همایش‌ها در ایران
- انواع همایش
- استراتژی و اصول تصمیم‌گیری حضور و برگزاری همایش
- ساختار و شرح وظایف بخش‌های اجرایی همایش
- روش‌های تامین مالی در همایش
- اصول کیفی برگزاری همایش (بایدها و نبایدها)
- چک لیست‌ها و نمونه‌های موفق
در ابتدا با طرح مدل اشمیتر و توضیح ابعاد آن 1. نمایندگی اعضا 2. تمهید مشارکت اعضا 3. ارائه خدمات به اعضا 4. اعمال کنترل بر اعضا، بر این نکته تاکید شد که اگر
بر
روی یکی از این ابعاد یا ماموریت‌ها در برگزاری همایش تمرکز شود برگزارکنندگان نمی‌توانند به هدف مورد نظر دست یابند و می‌بایست این 4 بٌعد موازی با هم پیش رود. براساس این مدل ضرورت و اهمیت همایش برای تشکل‌های اقتصادی به طور عینی و ملموس مشخص گردید.
در ادامه به آسیب شناسی همایش پرداخته شد که 9 مورد از مهم ترین آسیب‌های برگزاری همایش به ترتیب عبارتند از: 1-محتوای مفیدی ندارند 2- ارزشی برای شرکت کنندگان ایجاد نمی‌کنند 3- عنوان همایش‌ها به درستی انتخاب نمی‌شود 4- سخنرانان همایش‌ها معتبر نیستند 5- اطلاع رسانی همایش‌ها به درستی انجام نمی‌شود
6- همایش‌ها پشتیبانی مطلوبی ندارند 7- برنامه همایش‌ها به درستی طراحی نمی‌شود 8- همایش‌ها صرفا با رویکرد تجاری برگزار می‌شود 9- هزینه‌های حضور در همایش‌ها مقرون بصرفه نیست. بهبود و اصلاح این موارد در بهبود مدیریت و برگزاری همایش‌ها بسیار تاثیرگذار است.
مهندس برزی مهر انواع همایش را به کنفرانس، سمینار، کارگاه، کنگره، هم‌اندیشی ، تالار گفتگو، کنوانسیون، جشنواره تقسیم کرد سپس استراتژی و اصول تصمیم گیری حضور و برگزاری همایش را مطرح کرد که موضوع همایش، نوع همایش، محورهای همایش و .... از شاخص‌های این بخش است. اصول برنامه‌ریزی برگزاری همایش به ترتیب شامل:
- ضرورت (برگزاری همایش)
- اهداف برگزاری همایش
- سطح برگزاری همایش
- گروه‌های هدف همایش
- محورهای همایش
- سخنرانان
- ساختار تشکیلاتی همایش
- منابع مالی همایش
در ادامه مهندس برزی‌مهر گام‌های اساسی برنامه‌ریزی همایش را مورد بررسی قرار داد و لازمه‌ی برگزاری یک همایش خوب را از قبل برنامه ریزی کردن آن و چیدن ساختار آن دانست و تفسیر انواع روش‌های تامین مالی در برگزاری همایش پرداخت که عبارت است از: 1- بودجه اختصاص یافته از طرف تشکل 2- جذب اسپانسر 3- ثبت نام شرکت کنندگان 4- فروش غرفه‌های نمایشگاهی 5- فروش کارگاه‌های آموزشی 6- فروش تبلیغات در کتاب و سایت همایش و بعد از توضیح مختصر در مورد این موضوع به 10 گام مهم در جذب اسپانسر پرداختند و سطوح و تسهیلاتی که برای یک اسپانسر باید در نظر گرفت را توضح دادند.
یکی از نکات مهمی که در این جلسه مهندس برزی‌مهر به آن پرداختند طرح تمامی گام های اصلی برای برگزاری یک همایش برای نخستین بار بود. طرح بایدها و نبادید‌های برگزاری یک همایش از جمله مواردی بود که پیش از اتمام جلسه به آن پرداخته شد. در آخرین بخش از دوره بعد از انجام یک کارگروهی (طراحی پوستر) با مشارکت کلیه شرکت کنندگان، به طرح مهارت‌های لازم یک دبیراجرایی برای برگزاری همایش پراخته شد که شامل موارد زیر است:
- منظم بودن
- با شخصیت و موقر بودن
- برخورداری از روابط عمومی بسیار قوی
- دارای مهارت‌های نوشتاری و گفتاری
- مسلط به اصول سازماندهی و فرآیند
- توانایی مدیریت منابع انسانی
- خلاق و دارای مهارت‌های حل مسئله
- داشتن مهارت های مختلف (multitasker)
برای دیدن تصاویر بر روی اینجا کلیک کنید
اسامی شرکت کنندگان: ایرج افشار احمدی- عاطفه شادور- آذین آتش پور- نیما میر عابدین- راضیه لنگری- میثم سلمانزاده- زهرا کنعانی- ساناز زاکری- وحید صادفی- مهسا مستوری- فرزانه علیرضایی- مریم دامغانی- سمیرا محمودی- امین حاجی نجف- مریم فروغی- کوثر ربیع زاده- سحر علیزاده راد- ریحانه حسینی- هانیه غلامی
